Las características más importantes de un ERP

Ya hemos hablado anteriormente en el blog sobre qué es un sistema ERP y para qué se utiliza. Hoy, continuando la estela de este post, veremos cuáles son las características más importantes a tener en cuenta a la hora de escoger un software ERP para que cumpla todas nuestras expectativas.

¿Cuáles son las características de un ERP?

Las principales características que debe tener un ERP (y prácticamente cualquier software actualmente) las vamos a ver ahora mismo pero, en líneas generales, deberían ser que dicho software esté en la nube, que sea escalable, intuitivo y con posibilidad de hacer uso de APIs para integrarse con otras herramientas.

Veamos, ahora una por una, todas las características que convertirán a un software ERP en un todoterreno para tu empresa.

En tiempo real o inmediatez

Esta característica se presupone, prácticamente, para cualquier herramienta pero no está de más recordarla. Un ERP debería poder ofrecer la información en tiempo real y, por supuesto, en cualquier lugar. Esto se consigue simplemente teniendo toda la información alojada en la nube. A día de hoy, casi cualquier software es SaaS, por lo que deberá ser algo que todo software tenga.

Automatización

La principal característica que todo ERP debería ofrecer es la automatización de procesos. Da igual para que industria esté pensado el ERP, deberá ofrecer la posibilidad de automatizar los procesos más tediosos del trabajo a realizar.

Por ejemplo,un software ERP para despachos profesionales, como nuestro ERPdiez, ofrece la posibilidad de automatizar infinidad de tareas: Diseño de nóminas, creación y presentación de modelos fiscales, digitalización automática de facturas… Por mencionar algunas cosas.

Integración

Como comentábamos al comienzo, un software ERP deberá ser capaz de ofrecer integración con otras herramientas, ya sea a través de APIs o de otro sistema. Los softwares ERP suelen ofrecer, per sé, muchísimas funcionalidades. La lógica de negocio nos indica que la digitalización de una empresa debe ser transversal por lo que, a menudo, nos encontraremos ERPs que deben conectarse con un CRM, una aplicación de gestión de stock o una pasarela de pago, por ejemplo. Ningún software, a día de hoy, debería ser estanco.

Una base de datos común o centralización

Al igual que explicamos que, gracias a la nube, los datos deben estar accesibles de manera inmediata, esta información deberá estar centralizada para que cualquier usuario (siempre y cuando tenga los permisos) pueda acceder a ellos. De manera que, independientemente del departamento en el que esté, los usuarios tengan visibilidad total de la información de la empresa para, entre otras cosas, poder trabajar de manera colaborativa.

Usabilidad e interfaz intuitiva

Nuevamente, esta característica es esencial para cualquier software, web, ecommerce… Los usuarios deben ser el centro y han de ser tenidos muy en cuenta a la hora de desarrollar una herramienta. Ninguna persona quiere invertir mucho tiempo en, simplemente, entender cómo funciona un software. Por ese motivo, cuanto más fácil de usar sea, mejor que mejor.

Adaptabilidad

Un software ERP, sobre todo si estamos ante, por ejemplo, softwares de contabilidad que deben aplicar cambios cada vez que haya una nueva actualización de las leyes, debe ser capaz de adaptarse a cualquier cambio de manera rápida y sencilla.

Fácil mantenimiento

Esta es otra característica que debe ser fundamental en cualquier software actual. Tal y como mencionamos arriba, un software ERP de gestión empresarial debe adaptarse a cualquier cambio que haya a nivel legal, además de posibles innovaciones que van surgiendo. Por ese motivo, lo ideal es que el mantenimiento de la aplicación sea sencillo y que al usuario no le suponga un esfuerzo extra o la contratación de un socio tecnológico para el mantenimiento de la misma.

Portabilidad

Otra característica a tener en cuenta es si dicho software es compatible con mi sistema operativo. Si estamos ante una aplicación web no tendremos ese problema, pero si es un software que hay que instalar on premise (aunque esté en la nube), es importante que ofrezca el mayor número de sistemas operativos posibles. Por norma general, todos los softwares suelen estar disponibles para Windows pero no todos lo están para Mac.

Modularidad

Otra interesante característica que un ERP debería ofrecer es la opción de dividirlo en módulos. De esta forma, podremos utilizar únicamente las herramientas que necesitemos y nada más. En el caso de una asesoría que, por ejemplo, únicamente lleva la gestión contable y fiscal, no tendría sentido que pagase también por el módulo de laboral o un portal del empleado.

Escalabilidad

A menudo, cuando adquirimos una herramienta, ya sea un ERP o, por ejemplo, un ecommerce, es una decisión a medio-largo plazo (nadie quiere cambiar de software cada 6 meses) y no sabemos con exactitud dónde se encontrará nuestra organización en unos meses o años. Por ese motivo, la posibilidad de que un software sea escalable, según la necesidades de cada negocio, es otra característica a tener muy en cuenta a la hora de adquirir un software ERP para que esta herramienta no se quede pequeña a corto-medio plazo.

Por ejemplo, ahora mismo gestiono 10 empresas y somos 2 usuarios, ¿me permitirá este ERP, en un futuro, contar con 100 clientes (empresas) y 6 usuarios?.

Eficiencia

Un buen software debe ofrecer un servicio impecable por el cual sea capaz de prestar los servicios ofrecidos de manera correcta. Se refiere, básicamente, a la capacidad que tenga dicho software para ofrecer un determinado rendimiento según los recursos utilizados.

Compatibilidad

Aquí estamos ante la necesidad de que nuestro software ERP sea, como su nombre indica, compatible con otras aplicaciones o entre sus propios módulos. De esta manera, la información siempre estará disponible en cualquier herramienta o módulo que necesitemos y existirá la posibilidad de intercambiar información entre los diferentes módulos o aplicaciones.

Posibilidad de modificaciones

Por último, un buen ERP deberá ofrecer la posibilidad de realizar cambios y modificaciones de forma sencilla para personalizar, en la medida de lo posible, la herramienta a nuestras necesidades.