Autónomos 

Qué gastos son deducibles para un autónomo

04 agosto 2022

Qué gastos son deducibles para un autónomo
2 min
El autónomo es un profesional por cuenta propia que desarrolla su trabajo de forma habitual o puntual para un tercero sin contar con un contrato de trabajo que le vincule con este. Para llevar a cabo su actividad laboral utiliza una serie de materiales o servicios que el autónomo se puede desgravar en su declaración de renta y que a efectos fiscales son gastos deducibles para autónomos y que le permitirán pagar menos impuestos.

¿Qué es un gasto deducible?

Un gasto fiscalmente deducible es un coste de carácter imprescindible relacionado con la actividad profesional, sin el cual no puede realizar correctamente su actividad y que como su nombre indica, se puede deducir o desgravar fiscalmente de la declaración de renta del autónomo.

El vehículo y la gasolina para un transportista; el ordenador o la impresora para un consultor; las herramientas de trabajo para una lampista o un albañil; o los uniformes de trabajo para los dependientes de un negocio son bienes sin los cuales no puede ejecutar su actividad satisfactoriamente y por tanto su compra o contratación son gastos de carácter deducible, también debemos tener en cuenta los gastos deducible de rendimientos del capital inmobiliario.

El gasto deducible como autónomo, si se justifica debidamente ante la Agencia Tributaria, puede estar sujeto de desgravación fiscal, pagando así el profesional por cuenta propia menos impuestos en sus declaraciones de renta de autónomo. Los gastos deducibles para un autónomo se pueden contabilizar tanto como para el cálculo del IRPF como del IVA y pueden volcarse en formularios especializados, como el modelo 130 trimestral para gastos fiscalmente deducibles.

Por último apuntar que existen también otro tipo de gastos no deducibles en la contabilidad de los autónomos como por ejemplo las multas o sanciones, donativos, pérdidas del juego o el iva soportado ya deducido por el autónomo en la declaración trimestral del IVA.

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Requisitos para que un gasto sea deducible para un autónomo

Para que un gasto sea deducible debe estar directamente vinculado a la actividad profesional o económica del autónomo, y si este afecta a la parte privada solo se podrá deducir el porcentaje del gasto correspondiente a la actividad. El gasto deducible debe estar justificado mediante una factura y es necesario que esté registrado en el libro de gastos e inversiones.

Solo así, Hacienda permitirá contabilizarlos en las declaraciones de IVA o del pago de IRPF para autónomos, a través del modelo 190 de gastos deducibles para autónomos y que se presenta anualmente.

Por lo tanto, es responsabilidad del autónomo demostrar que el gasto y la inversión realizada en bienes y servicios están vinculado a su actividad, ya que en este aspecto, la Agencia Tributaria es muy estricta a la hora de aceptar la deducción de un gasto. La AEAT incluso puede sancionar con duras multas a aquellos autónomos que presenten como gastos deducibles aquellos que no lo son y presentan gastos de contabilidad que no son deducibles.

Por otro lado, son muchos los autónomos que por falta de conocimiento o recursos adecuados no computan en sus declaraciones todos los gastos deducibles por autónomos en 2022. Cuando esto ocurre, en las liquidaciones de final de año acaban pagando al fisco grandes cantidades de dinero, hasta miles de euros en algunos casos, que se podrían haber ahorrado.

En cuanto al IVA o al pago de IRPF del autónomo, este puede presentar como gastos deducibles: sus sueldos, salarios y retribuciones; todos aquellos bienes consumibles utilizados; su cuota de autónomo pagada a la Seguridad Social; alquileres, arrendamientos, leasing; reparaciones y mantenimiento de material existente; contratación de servicios externos; servicios de otros profesionales independientes; Impuestos de Bienes Inmuebles o Impuesto de Actividades Económica; determinados gastos financieros, salvo los que se deriven del uso de capital propio; seguros por enfermedad; gastos del personal como gastos de formación, seguros, obsequios, planes de pensiones… y un largo etc., que se completa con amortizaciones y previsiones; pérdidas por deterioro del valor de los elementos patrimoniales o por insolvencia de deudores. A los que podemos añadir también como gastos deducibles los incentivos al mecenazgo.

Los gastos deducibles como autónomo más habituales

Dependiendo de la actividad del profesional por cuenta propia, algunos gastos deducibles en la declaración de renta como autónomos son más comunes en su día a día que otros. Veamos ahora cuáles son los gastos gastos deducibles autonomos 2021 más habituales.

Alquiler

Es habitual que el autónomo se pregunte si se puede desgravar el alquiler de una tienda, un almacén, una oficina o cualquier otro espacio de trabajo vinculado a su actividad profesional y si se trata de un gasto deducible.

Lo es, siempre que contemos con la presentación de la factura correspondiente. Si la oficina la tenemos en nuestra vivienda habitual, ya sea de alquiler o compra, el autónomo solo podrá desgravar del alquiler de la vivienda el porcentaje que utiliza exclusivamente para dicha actividad y esto incluye la parte proporcional del pago de la hipoteca, alquiler y, también, de los gastos de comunidad y del arrendador que son deducibles.

Suministros

Se puede desgravar el alquiler de la renta y también de los suministros de electricidad, agua, gas, de los que el autónomo disfruta en sus espacios de trabajo. Se trata de gastos fiscalmente deducibles para el autónomo tanto en su IRPF y en el IVA. Existen gastos deducibles para el autónomo para trabajar desde casa, que desgravan de la renta del autónomo de 2021.

A los autónomos que teletrabajan, la AEAT les permite una deducción del 30% de gasto de suministros previa notificación a la Agencia Tributaria mediante el modelo correspondiente.

Teléfono e internet

La conexión a internet, ya sea en la oficina, almacén o tienda, y el teléfono, fijo o móvil, es uno de los gastos deducibles en el IVA deducible para los autónomos más habituales.

Cuando se trabaja desde casa, el autónomo debería contar con líneas dedicadas exclusivamente a su actividad profesional. Estos gastos de autónomos deducibles en su vivienda habitual pueden autoliquidarse trimestralmente mediante el modelo 130.

IBI, basuras y comunidad

El Impuesto sobre Bienes Inmuebles, los gastos de recogida de basuras y los gastos de comunidad, también son deducibles. En cuanto a los gastos deducibles de autónomos que trabajan en casa, el porcentaje deberá corresponder con el espacio que el autónomo dedica a su actividad profesional.

Material y materias primas

Los materiales y otras materias primas sin los cuales el autónomo no puede realizar su actividad son totalmente deducibles tanto en el IVA soportado deducible como en el IRPF, se denominan también consumos de explotación y para poder ser deducibles es fundamental contar con la factura del proveedor correspondiente.

Amortizaciones

La Amortización Contable, que es la pérdida de valor de los activos con los que trabaja el autónomo, ya sea por su uso o por depreciación debido al paso del tiempo, también son gastos deducibles una vez calculados con sus tablas correspondientes.

Publicidad

Todo gasto publicitario que el autónomo ejecute para promocionar y dar visibilidad a su empresa o actividad profesional ya sea online u offline es un gasto deducible.

Para poder deducirse tanto en el IVA como en el IRPF debe ser una publicidad vinculada a la actividad económica, estar justificado mediante factura y estar registrado en los libros correspondientes.

Merchandising

Si el autónomo elabora para clientes y proveedores bolígrafos, tazas, gorras o camisetas etc., con su marca u otros productos de merchandising, estos pueden considerarse como gastos deducibles en IRPF como en el IVA.

Sin embargo, estos gastos deducibles del autónomo sólo pueden sumar un máximo del 1% de su facturación.

Herramientas online

Todas las soluciones de software de gestión empresarial que el autónomo contrate para su actividad profesional son deducibles ya que se consideran como una herramienta virtual de trabajo más.

Página web

El diseño y producción de una página web también es un gasto deducible para los trabajadores por cuenta propia y ahí consta también el servidor que la aloja, las posibles imágenes utilizadas y el trabajo redaccional.

Asesorías

Recurrir a la consultoría externa de otros profesionales vinculados a tu actividad también es un gasto deducible, la tarea que hacen para tu negocio se puede deducir en el IVA presentando la factura correspondiente.

Cuota autónomos

La cuota de autónomo es el importe mensual en concepto de cotizaciones a la Seguridad Social que deben pagar todos los autónomos, y que varía en función de la Base de cotización. Esta cuota se puede desgravar a través del IRPF, a través de la Declaración de renta anual, y no hace falta factura.

Desplazamientos y combustible

Los gastos por desplazamiento del autónomo son deducibles tanto en IRPF como en IVA. Se puede desgravar el IVA del transporte público, taxis, trenes, aviones. El autónomo solo se podrá desgravar el IVA si se conserva el billete o factura.

El tique de la gasolina utilizada en un viaje profesional en un vehículo propio, también es deducible, pero debe justificarse debidamente. Dependiendo de la actividad del autónomo, el consumo de carburante tiene una normativa propia.

Dietas

Todos aquellos gastos que se generan alrededor del viaje de negocio del autónomo (consumiciones en bares o restaurantes, comidas con cliente, etc.) pueden considerarse como dietas o gastos como autónomos deducibles en comidas. Deben estar justificadas y requieren siempre de un tique o factura simplificada para convertirlos en gastos deducibles para autónomos.

Seguros

Los seguros contratados para la ejecución de la actividad del autónomo son gastos deducibles para el modelo 190 para autónomos. Entre ellos podemos considerar los seguros sociales, seguros de vida, seguros médicos privados que son gastos médicos deducibles, o los seguros de responsabilidad civil y otros seguros de accidentes del personal.

El seguro del hogar, donde realizamos nuestra actividad, también se puede contabilizar como gasto a deducir.

Reparaciones

Son deducibles todos aquellos gastos de mantenimiento, reparación, compra de repuestos y adaptación asociados con la actividad profesional del autónomo, las ampliaciones de locales, por ejemplo, quedan fuera.

Gastos financieros

Los gastos generados por la creación de una cuenta bancaria, sus comisiones correspondientes, los intereses generados por préstamos o créditos o los gastos generados por las tarjetas de crédito son gastos financieros deducibles.

Dependiendo de la actividad, el gasto de mantenimiento de una tarjeta de combustible también es un gasto deducible.

Servicios profesionales independientes

Recurrir a la consultoría externa de otros profesionales también es un gasto deducible. La tarea que hacen para tu negocio, abogados, notarios (los gastos de una herencia son deducibles), o economistas permite al autónomo desgravarse el IVA de ese servicio, presentando la factura correspondiente.

Sueldos y salarios

Los sueldos y salarios propios del profesional por cuenta propia y del personal que tenga contratado son, para el autónomo, gastos deducibles del rendimiento del trabajo.

Además de los sueldos y salarios, también son deducibles las retribuciones en especie, los premios, los gastos de formación, las cotizaciones a la seguridad social a cargo del autónomo. También lo son las indemnizaciones o las pagas extraordinarias

Programas de facturación

Cualquier solución informática que facilite el trabajo del autónomo puede considerarse como un gasto deducible, previa presentación de factura.

Los programas para despachos profesionales, asesorías y pymes, como los que presenta Diez Software y que abarcan desde el cálculo de nóminas, facturación, pagos o trámites fiscales y/o contables son la ayuda perfecta para gestionar los gastos deducibles de los autónomos.

Conclusiones

Ya hemos visto qué es y cuáles son los gastos fiscalmente deducibles para un autónomo y cómo deben presentarse a través del modelo 130 trimestralmente y del modelo 190 anualmente. Son gastos que permiten desgravar la renta de 2021 tanto en el IVA como en el IRPF.

Bien gestionados y computados, mediante una estimación directa simplificada, los gastos deducibles como autónomo pueden ser una ventaja para el profesional por cuenta propia ya que la AEAT grabará impuestos deducibles solamente sobre la cantidad ingresada una vez que el profesional haya descontado todos estos gastos para autónomos.

Trabajando con la solución informática adecuada, el autónomo podrá computar de una manera sencilla sus gastos deducibles en la renta, pagará menos dinero a Hacienda y podrá evitar molestos contratiempos y malentendidos con la Agencia Tributaria, que a la larga pueden convertirse en sanciones y multas que pueden incluso poner en peligro la viabilidad del propio negocio.

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