¿Qué es un sistema ERP y para qué se utiliza?

Lo que entendemos por la definición de un sistema ERP, en sus siglas en inglés, es Enterprise Resource Planning. En castellano, ERP se traduce como Sistema de planificación de Recursos Empresariales. En este primer post del blog veremos qué es un ERP, para qué sirve, cuáles son sus funciones principales, así como las ventajas y desventajas del mismo.

¿Qué es un ERP?

Ahora que ya sabemos que significan las siglas, vamos a conocer más a fondo el significado de un ERP. Un ERP, como hemos dicho antes, es un sistema de planificación de recursos empresariales, y más específicamente se trata de un software por el cual podremos gestionar de manera interna diferentes áreas de la empresa, desde la logística, producción y compras; pasando por contabilidad o recursos humanos.

¿Para qué sirve un ERP?

Como hemos mencionado, un sistema ERP es un software empresarial que sirve para gestionar de forma eficiente y automatizada diferentes departamentos de una empresa. Básicamente, lo que hace, es controlar los flujos de información de los diferentes equipos y, además, con el podemos integrar los departamentos para un mejor funcionamiento de todas las áreas de la empresa.

Es por eso, que los ERP normalmente están conformado por distintos módulos que aúnen varios departamentos empresariales. Dentro de estos módulos, los más habituales suelen ser el de compras, ventas, facturación, contabilidad, RRHH (recursos humanos) o CRM (customer relationship management).

Funciones de un ERP

¿Y cuáles son las funciones principales de un software ERP? Los ERP más usados ofrecen multitud de funciones, con las cuales, principalmente optimizaremos los procesos empresariales, pero veamos con calma que otra función tiene un ERP dentro de nuestras empresas.

Gracias a, por ejemplo, un ERP de gestión de despachos, como nuestro Software ERPdiez, podremos beneficiarnos de la automatización de procesos administrativos y el ahorro de tiempo al relacionarnos con las administraciones públicas. Un ERP para asesorías y despachos profesionales ofrece multitud de automatismos en la creación de nóminas, facturas, modelos para presentar a la administración y un largo etcétera.

Si nos vamos a un ERP de recursos humanos, sus funciones estarán asociadas a la gestión del equipo humano y todo el flujo de información existente: gestión de nóminas y vacaciones, gestión de altas y bajas, selección de personal, control presencial, etc.

Puedes imaginar, entonces, la cantidad de funciones que puede ofrecernos un sistema ERP de ventas, logística, producción…

Ventajas y Desventajas de un ERP

Veamos, ahora, las ventajas y desventajas de un ERP. Ya hemos señalado de forma inferida algunas ventajas pero, veamos de forma clara todos los beneficios que proporciona un programa ERP.

Ventajas

• Mejora el flujo de la información: Al ofrecer información accesible sobre todos los procesos empresariales, conseguiremos eliminar errores así como duplicar tareas.
• Agilidad en la toma de decisiones: Basándonos en la anterior premisa, al contar con toda la información accesible, nuestra organización podrá tomar decisiones de manera mucho más rápida.
• Control sobre la empresa: Un enterprise resource planning ofrece trazabilidad, lo que nos ayudará a controlar cuándo, dónde y por quién ha sido cometido un error dentro del sistema de ERP, para corregirlo a la mayor brevedad.
• Seguridad de la información: Un sistema ERP, ya sea ERP online o en local, ofrece un sistema de seguridad muy alto, al tratarse normalmente de información confidencial. Por otro lado, los ERP crearán copias de seguridad de forma sistemática para ofrecer una mayor fiabilidad a las empresas.
• Atención al cliente excelente: Algunos módulos de ventas y compras ofrecen una información muy detallada de cada cliente, lo que nos permitirá ofrecer un servicio de atención al cliente mejorado, pues conoceremos sus necesidades más rápidamente.
• Reducción de costes y mayor rentabilidad: Al utilizar un programa ERP, la inversión se verá reducida al optimizar los procesos empresariales e integrar los departamentos de la empresa. Además de esto y todas las demás ventajas, significan que se producirá un aumento de la rentabilidad.

Desventajas

Por suerte, las desventajas son menos que las ventajas, pero hay que tenerlas en cuenta también para no llevarnos sorpresas. La principal desventaja se trata del precio. Estamos ante un software que, al integrar los departamentos de una empresa, es de un coste relativamente elevado. Sobre todo si se quiere un software empresarial con muchos módulos o muy personalizado. Si que es cierto que, a la larga, el ahorro de costes será muy elevado y la inversión habrá merecido la pena.

Otra desventaja es el tiempo de implementación y el proceso de aprendizaje. A menudo, algunos sistemas ERP requieren de una instalación compleja que hará que su puesta en marcha y periodo de aprendizaje sea más largo de lo esperado. Si estamos ante un ERP cloud (en la nube), el tiempo de implementación se verá reducido frente a uno local. En cualquier caso, esto rápidamente se verá solventado una vez nos hayamos hecho con la herramienta.

Características de un ERP

Cuando hablamos de las características de los ERP, tendremos que hacer dos distinciones: Características de un ERP general o de un ERP para despachos, en nuestro caso.

Las características que habría que tener en cuenta y pedir a cualquier sistema ERP son las siguientes:

• Automatización de tareas: Poder realizar multitud de tareas de manera automática, que nos permita dedicarnos a labores más productivas.
• Escalabilidad y módulos: Posibilidad de adquirir diferentes módulos y hacer crecer nuestro ERP a medida que crece nuestro negocio.
• Integraciones: Posibilidad de integrar el sistema de ERP con otros softwares, para integrar los departamentos de forma más robusta.
• Sincronización en tiempo real: Posibilidad de que toda la información esté disponible desde cualquier dispositivo en tiempo real, para realizar tareas colaborativas en la nube.
• Analítica: Inclusión de todo tipo de reportes y análisis que nos permitan hacer un seguimiento analítico de los datos.

Ahora bien, si hablamos de un erp para asesorías y despachos profesionales, tendremos que tener en cuenta, que incluyan también algunas características más:

• Actualizaciones automáticas: Cualquier cambio en la legislación deberá ser actualizado de forma automática en nuestro ERP para aplicarlo correctamente desde el comienzo.
• Trazabilidad: Debido a la Ley 11/2021, además de por seguridad de la propia organización, necesitaremos que todos los movimientos realizados en nuestro ERP para despachos profesionales queden registrados.
• Traspaso de datos completo: Probablemente, cuando contrates un ERP para tu asesoría, quieras poder empezar a trabajar con él cuanto antes, un traspaso de datos de tu antigua base de datos o antiguo ERP al nuevo, tiene que ser rápido y eficiente.

Tipos de ERP

Como en casi todos las herramientas, los softwares empresariales tienen diferentes tipos de ERP según prestaciones o usuarios. Vamos a ver dos clasificaciones muy generales de ERPs.

Según la instalación

Aquí podemos encontrar dos tipos de programas, cloud u on premise, o lo que es lo mismo, en la nube o en local.

En la nube

En la actualidad, el formato por excelencia, ya hablemos de un ERP, un CRM o cualquier otra herramienta. Lo ideal es aprovecharse de las bondades que nos ofrece el cloud, como son una mayor seguridad, actualizaciones automáticas y capacidad de almacenamiento (casi) ilimitada. Un ERP online es un gran aliado para tu organización.

En local

Este tipo de ERP siguen siendo accesibles, principalmente para aquellas empresas que no disponen de una buena conexión a internet, si bien es cierto, lo ideal es que utilicemos un software en la nube o híbrido (ej: una aplicación de escritorio con almacenamiento en la nube).

Según el tamaño

Cuando hablamos de sistema de planificación de recursos empresariales, podemos afirmar que una pyme no tiene las mismas necesidades que una gran empresa, al igual que una fábrica no tiene las mismas necesidades que una asesoría. Por ese motivo, además de existir ERPs por sectores, también los existen por tamaño de empresa.

Para empresas grandes

Una gran empresa necesitará un ERP robusto, escalable, muy flexible y adaptable a sus necesidades particulares. Además, este ERP debe ofrecer módulos para todo tipo de departamentos, desde contabilidad y facturación, a ventas, compras, logística, gestión de proyectos o procesos de producción. Un buen ejemplo sería el ERP SAP.

Para pymes

Una pyme, necesitará un ERP más específico y no los ERP más usados, puesto que una fábrica de componentes electrónicos no tiene las mismas necesidades que un mayorista de viajes, por ejemplo. Además, el presupuesto a destinar para el ERP será inferior, por lo que habrá que buscar un ERP que nos ofrezca exactamente lo que necesitamos y nada más, por un precio más económico.

Para empresa pequeñas

Por último, las pequeñas empresas, deberán analizar si realmente necesitan un ERP o no, porque quizá les compense adquirir programas específicos para gestionar las tareas que lo requieran como por ejemplo, un CRM, o un programa de nóminas. Sin embargo, dependiendo del sector, hay pequeñas empresas que sí requieren de un ERP y ahí, nuevamente, deberán buscar algo muy específico para su sector, que les aporte las máximas soluciones posibles a las tareas propias de su área.

Qué empresas se pueden beneficiar de un erp

Podemos afirmar que prácticamente cualquier empresa se puede beneficiar de implementar un sistema de ERP en su organización. Pero, si aún así, necesitas confirmar al 100% que es tu caso, aquí van tres premisas que te lo confirmarán:

Las necesidades básicas de tu empresa aumentan de forma exponencial y ni tu equipo ni los softwares actuales con los que trabajáis pueden satisfacer tus necesidades. Es más, incluso puede que estén frenando ese crecimiento.

Utilizas muchas aplicaciones diferentes por departamentos, que no se relacionan de forma adecuada. Si tu software de facturación, por ejemplo, no se sincroniza con tu herramienta de atención al cliente, y lo único que consigues son descuadres y trabajar de más, es momento de plantearse migrar todo a una única herramienta: un ERP.

No satisfaces las necesidades de clientes y empleados. El servicio de atención al cliente así como la fidelización de tus empleados, es clave y puede que usando sistemas obsoletos dentro y fuera de la organización, obtengamos un descontento generalizado a nuestro alrededor.

Conclusiones

En definitiva, reservar una partida del presupuesto para adquirir un ERP es primordial para desarrollar de forma eficiente el trabajo del día a día. Ya escojas uno de los ERP más usados o una herramienta sectorial, tendrás que tener en cuenta si es en la nube o en local, los módulos que ofrece, si quieres integrar los departamentos o no, que datos querrás gestionar y un largo etcétera. En cualquier caso, adquirir un sistema de ERP siempre será una apuesta segura.