¿Qué es un sistema OCR? Todo sobre el reconocimiento óptico de caracteres.

Qué significan las siglas OCR

Las siglas OCR hacen referencia al reconocimiento óptico de caracteres, que en inglés significa Optical Character Recognition. Se trata en un tipo de lectura que permite extraer el texto que contiene la imagen del documento escaneado y transformarlo en una cadena de caracteres.

No obstante, la tecnología OCR va mucho más allá del simple escaneo, porque el proceso tradicional de escanear documentos no permite a posteriori utilizar un editor de texto para modificar, buscar o contar las palabras del archivo de imagen. Sin embargo, un documento procesado mediante un sistema OCR sí permite convertir la imagen en un documento de texto, con su contenido como datos de texto y con todas las posibilidades que ofrece dicho formato.

Para qué sirve un OCR

La tecnología OCR da respuesta a la necesidad de digitalizar el contenido de los archivos de imagen y crear documentos con el texto oculto en su interior. El texto que aparece en las imágenes no se puede tratar con un software de procesamiento de texto y la imagen OCR resuelve el problema mediante la conversión de imágenes de texto en datos de texto, esto es caracteres, que sí pueden ser analizados por otras soluciones de software.

Cómo funciona un sistema de reconocimiento de caracteres

Las soluciones de OCR analizan los documentos y reconocen la información que está escrita en ellos. Posteriormente los clasifica según el orden que se desee. Esto permite llevar a cabo búsquedas de palabras específicas, entre otras funciones. Para ello, veamos cuál es el funcionamiento de estos sistemas de reconocimiento óptico de caracteres:

• Adquisición de imagen. La solución escanea el documento y los traduce a datos binarios, clasificando así las distintas áreas del documento.
• Procesamiento previo. El OCR purifica la imagen, limpiándola y eliminando errores para su posterior lectura.
• Reconocimiento de texto. A través de los algoritmos, procesa y reconoce el texto, para ello existen dos principalmente:
  • Coincidencia de patrones. Este algoritmo aísla una imagen de carácter, llamada glifo, y la compara con un glifo almacenado de manera similar ya conocida.
  • Extracción de características. Este algoritmo desagrega los glifos en características como líneas, circuitos cerrados, dirección de línea e intersecciones de línea y posteriormente busca las mejores coincidencias dentro de su base de datos de glifos.
• Procesamiento posterior. Una vez analizado, el sistema transforma los datos de texto extraídos en un archivo digital, posibilitando el paso del OCR a Pdf o el OCR a Word.

Ventajas del uso del OCR

Los scanner OCR brindan múltiples y significativas ventajas a las empresas, ya que la digitalización trae consigo un aumento de la seguridad, permite disminuir el espacio físico de almacenamiento de documentos y reduce el tiempo invertido en buscar y recuperar documentos, ahorra costes…

En definitiva el uso de OCR online conlleva impulsar la gestión documental de tu empresa a otro nivel. Esta tecnología permite a las empresas tener su propia información segura y almacenada. Empodera a tus equipos, brindándoles la posibilidad de acceder a documentos digitalizados cuando más lo necesitan y desde cualquier lugar y cualquier momento. Todo ello gracias a las sinergias que el software OCR genera con un software de gestión empresarial.

OCR para digitalizar facturas

El software OCR permite digitalizar las facturas de un negocio, transformando las facturas que estén escritas o impresas en papel en un documento digital. Este proceso agiliza su gestión y ordenamiento de una manera inmediata, fácil y rápida. Se podrán almacenar, destruir y recuperar.

También automatizar los procesos documentales, extraer datos de facturas y documentos escaneados para rellenar facturas digitales y distribuir de manera rápida los documentos que se desee, así como emitir tickets de forma automática.

Actualmente la tecnología OCR se ha convertido en complemento imprescindible para la gestión documental de las empresas y en concreto para la digitalización de facturas y convertirlas en facturas electrónicas, a partir de la digitalización de archivos físicos.

El Programa OCR permite extraer datos de una manera rápida y eficiente de las facturas para transformarlas al formato digital, lo que posibilita la utilización de estos archivos en otros sistemas o aplicaciones.

Lector OCR diezSCAN

El Lector OCR diezSCAN es una solución basada en el reconocimiento óptico de caracteres inteligente, capaz de procesar y digitalizar los tickets y las facturas de una forma totalmente automática con un posterior proceso de supervisión manual.

Uno de los factores diferenciales del Lector OCR diezSCAN, respecto al resto de soluciones del mercado, radica en que a través del reconocimiento inteligente de facturas y los procesos de revisión manual, vamos a conseguir una mayor fiabilidad que con cualquier otro OCR.

Además, cuenta con la posibilidad de integración con la solución de gestión ERPDIEZ, ya que, una vez extraída toda la información, estará disponible para contabilizar en el software ERP y podrás gestionar todo el proceso desde una única plataforma: el Portal del Asesor.

Conclusiones

En la actualidad, todavía hay muchos negocios que cuentan con un considerable volumen de flujos de trabajo que directa o indirectamente traen consigo documentación física (formularios impresos, las facturas, documentos legales, albaranes, recibos, contratos,…).

La gestión de documentos no solo requiere una significativa inversión de tiempo sino que trae consigo otros riesgos como el extravío, la pérdida, la deterioración o simplemente que hayan sido incorrectamente procesados por los responsables. La tecnología de reconocimiento y su papel en la digitalización de la gestión documental en la empresa no solo reduce cualquier error humano, también garantiza ahorro en tiempo, esfuerzo y en espacio de almacenamiento.

Además permite utilizar los datos para realizar análisis, optimizar operaciones, automatizar procesos y mejorar la productividad a través del software de gestión documental.